Quels sont les délais de conservations des documents par les entreprises?

Statuts, contrats, factures, livres de comptes, bulletins de paie…. Quels sont les délais de conservations de ces documents?

Le droit comptable exige que les commerçants conservent les documents comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans (Art. L. 123-22 du code de commerce)

Le droit fiscal soumet les entreprises à plusieurs obligations de conservation . Les contribuables doivent présenter à l’administration fiscale tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l’exactitude de leurs déclarations.

L'obligation de conservation porte sur les livres comptables, les registres de personnels, les documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle. Les délais de conservation  sont fonction de la nature des pièces visées et du support utilisé pour leur création.

Ils sont dans la majorité des cas de 6 ans.

Vous trouverez ci dessous en fonctions des documents, les durées légales, réglementaires ou recommandées de conservation des documents

Conservation des documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 10 ans.

Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.

Conservations des documents et pièces comptables

Selon l'article L123-22 du code de commerce, les livres légaux, les registres comptables, comptes annuels, documents de procédures, ainsi que les pièces justificatives ( factures, bons de commande, documents de transports de marchandises, documents bancaires) doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la date de clôture des exercices.

Conservation des documents fiscaux

Selon l'article L102B du livre des procédures fiscales  « les livres , registres des procès-verbaux, registres de transfert des mouvements, rapports de gérance, rapport du commissaire aux comptes, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans …».

Il s'agit ici également des déclarations

• d' impôts sur les revenus
• d'impôts sur les sociétés,
• des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC),
• et des impôts directs locaux ( CFE, CVAE, TVA…)

Conservations des documents relatifs au personnel

Les textes légaux prévoient un délai minimal de conservation des documents relatifs à la gestion du personnel (registre, déclarations, dossiers, etc.) toutefois ce délai peut s'avérer insuffisant dans certains cas.

Dans le silence des textes, il est recommandé de conserver les documents selon le délai minimum mais les entreprises peuvent envisager des délais de conservations plus long toujours apprécié en cas de contentieux.

Les documents ou pièces justificatives indispensables pour le calcul des assiettes ou au contrôle des cotisations de sécurité sociale doivent être conservés pendant au moins 6 ans à compter de la date de réception ou d'établissement des dits documents (Article L243-16 du code de sécurité sociale).

Pour plus d'information sur les délais de conservations des documents, notre cabinet d'Expertise comptable ADCO-EXPERTS situé à Villeurbanne se tient  à votre disposition.